María vive en un edificio de seis viviendas en Valencia. Cada año, el administrador profesional cobra 1.400 euros por gestionar un presupuesto de 9.000 euros. Eso supone más del 15% del total. Una proporción que se ha vuelto habitual en pequeñas comunidades.
Ante esta situación, cada vez más comunidades optan por la autogestión. En España, miles de comunidades de propietarios funcionan con éxito bajo la figura del presidente-administrador, ahorrando dinero a los vecinos.
Pero la autogestión no se improvisa. Esta guía explica las ventajas, obligaciones legales y herramientas necesarias para hacer la transición con éxito.
¿Qué es exactamente la autogestión de una comunidad?
Una comunidad autogestionada es aquella donde el presidente o un propietario asume las funciones de administrador sin contratar a un profesional externo.
La autogestión funciona mejor en comunidades con las siguientes características:
- Menos de 20 viviendas (ideal: menos de 10)
- Elementos comunes sencillos (sin piscina, ascensor antiguo, etc.)
- Vecinos dispuestos a colaborar
- Situación financiera estable con fondo de reserva adecuado
Según datos del sector, aproximadamente el 40% de las comunidades de propietarios en España funcionan sin administrador profesional. Esta modalidad es especialmente popular en edificios pequeños donde los honorarios profesionales consumirían una parte desproporcionada del presupuesto.
Información clave
La Ley de Propiedad Horizontal (Ley 49/1960) regula las comunidades de propietarios en España. Según el artículo 13.5, las funciones del secretario y del administrador serán ejercidas por el presidente de la comunidad, salvo que los estatutos o la junta dispongan lo contrario. La figura del administrador profesional es opcional: el presidente puede asumir sus funciones (presidente-administrador) o la junta puede nombrar a un propietario como administrador voluntario. La junta ordinaria debe celebrarse al menos una vez al año.
Tres ventajas concretas de la autogestión
1. Reducción inmediata de gastos comunitarios
Los administradores profesionales cobran entre 20 y 40 euros por vivienda al mes. Para una comunidad de 10 pisos, eso supone 2.400 a 4.800 euros anuales que se ahorran directamente con la autogestión.
Con autogestión: cero euros en honorarios de administrador. El ahorro es directo y significativo.
2. Mayor rapidez de respuesta
¿Avería en la tubería común? El presidente vive en el edificio. Conoce a los fontaneros del barrio. Los problemas se resuelven en horas, no en días esperando la respuesta del administrador.
3. Mejores relaciones vecinales
Cuando los vecinos gestionan juntos su comunidad, la comunicación es más directa. Las decisiones las toman personas que viven allí, no profesionales externos. Esto suele generar mayor confianza y participación.
Bueno saberlo
El presidente o administrador voluntario no percibe salario, pero puede ser reembolsado por gastos reales: desplazamientos, correo, material de oficina. Estos reembolsos deben aprobarse en junta de propietarios.
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Responsabilidades en la autogestión
El presidente-administrador asume las mismas funciones que un profesional. Las obligaciones legales según la LPH son idénticas, solo cambia quién las ejecuta.
Gestión económica
- Abrir cuenta bancaria a nombre de la comunidad
- Elaborar el presupuesto anual de gastos
- Cobrar las cuotas a los propietarios
- Pagar las facturas de proveedores
- Gestionar el fondo de reserva (mínimo legal: 10% del presupuesto ordinario)
- Preparar las cuentas anuales
Juntas de propietarios
- Convocar la junta ordinaria al menos una vez al año
- Preparar el orden del día y las propuestas
- Levantar acta de la reunión
- Notificar los acuerdos a los ausentes
- Custodiar el libro de actas
Tareas administrativas
- Hacer cumplir las normas de convivencia
- Gestionar los seguros de la comunidad
- Contratar y supervisar proveedores de servicios
- Conservar la documentación durante 5 años
- Coordinar el mantenimiento del edificio
Importante
El presidente responde personalmente de los daños causados por su gestión negligente. Es muy recomendable contratar un seguro de responsabilidad civil para administradores. Coste aproximado: 80-150 euros anuales.
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Cómo pasar a la autogestión: 5 pasos
Paso 1: Evaluar la disposición de los vecinos
¿Hay propietarios dispuestos a asumir responsabilidades? Sondea informalmente si la comunidad está preparada para la autogestión.
Paso 2: Revisar el contrato con el administrador
Comprueba las cláusulas de rescisión y los plazos de preaviso. La mayoría de contratos exigen 1-3 meses de aviso previo.
Paso 3: Votar en junta de propietarios
El cese del administrador profesional y el paso a la autogestión requieren acuerdo de la junta por mayoría simple de los presentes.
Paso 4: Recibir toda la documentación
El administrador saliente debe entregar todos los documentos: contabilidad, contratos, pólizas de seguro, libro de actas, documentación técnica del edificio.
Paso 5: Organizar la nueva gestión
Cambiar la titularidad de la cuenta bancaria, establecer sistema de cobros y pagos, organizar el archivo documental.
Tres errores comunes a evitar
Error nº 1: Subestimar la dedicación necesaria
La autogestión requiere tiempo regular. Cuenta con 4-8 horas mensuales para una comunidad pequeña, más durante la preparación de la junta anual.
Solución: Repartir tareas entre varios propietarios. El vicepresidente y el secretario pueden asumir funciones específicas.
Error nº 2: Descuidar el fondo de reserva
La Ley de Propiedad Horizontal (art. 9.1.f, modificado por RD-Ley 7/2019) exige un fondo de reserva mínimo del 10% del último presupuesto ordinario. Muchas comunidades autogestionadas no lo mantienen adecuadamente, lo que puede generar problemas cuando surgen obras urgentes.
Solución: Provisionar al menos el 10% obligatorio y planificar las obras de mantenimiento a 10-15 años vista. Usa nuestra calculadora de fondo de reserva para estimar las necesidades de tu comunidad.
Error nº 3: Defectos formales en las juntas
Convocatorias fuera de plazo, actas incompletas o sin firmar: los defectos de forma pueden invalidar los acuerdos.
Solución: Convocar con al menos 6 días de antelación (8 para juntas extraordinarias). Redactar el acta en el libro oficial dentro del plazo de 10 días.
Herramientas para una gestión eficaz
Existen tres categorías de herramientas disponibles. La elección depende del tamaño de tu comunidad.
Hojas de cálculo gratuitas
Excel, Google Sheets o plantillas descargadas de internet. Ventaja: gratuitas. Desventaja: requieren configuración manual, propensas a errores, sin copias de seguridad automáticas.
Software profesional de administración
Sistemas complejos diseñados para administradores que gestionan cientos de comunidades. Coste: 150-400+ euros mensuales. Sobredimensionados para comunidades pequeñas.
Herramientas para pequeñas comunidades
Una nueva generación de software pensado específicamente para la autogestión. Interfaz sencilla, funciones esenciales, precios asequibles.
Calculadora de cuotas
Introduce tu presupuesto y coeficientes de participación. Obtén el reparto por vivienda, mensual o trimestral. Exportación CSV incluida.
Planificador de fondo de reserva
Proyecta las obras de mantenimiento a 10-20 años. Visualiza la evolución del fondo año a año.
Preguntas frecuentes
¿Es legal una comunidad de propietarios sin administrador profesional?
Sí, es completamente legal. La Ley de Propiedad Horizontal (Ley 49/1960) no obliga a contratar un administrador profesional. Según el artículo 13.5, el presidente puede asumir las funciones de administrador, o la junta puede nombrar a cualquier propietario como administrador voluntario. Esta modalidad es especialmente común en comunidades pequeñas.
¿Se necesita formación para autogestionar una comunidad?
No existe ningún requisito de titulación. Sin embargo, es recomendable conocer la Ley de Propiedad Horizontal y los fundamentos de contabilidad básica. Existen cursos gratuitos impartidos por asociaciones de propietarios y colegios profesionales. También puedes usar herramientas como las calculadoras de Thorpia para simplificar la gestión.
¿Cuánto tiempo requiere la autogestión?
Para una comunidad pequeña sin obras importantes, unas 4-8 horas mensuales de media. Esto incluye la contabilidad, la comunicación con vecinos y la coordinación con proveedores. Se necesita más tiempo durante la preparación de la junta anual.
¿Qué pasa si no se mantiene el fondo de reserva obligatorio?
Incumplir el mínimo del 10% del fondo de reserva (establecido por RD-Ley 7/2019) puede generar problemas cuando surjan obras urgentes, obligando a aprobar derramas impopulares. Además, los propietarios podrían impugnar decisiones si la comunidad no cumple la LPH. Usa nuestra calculadora de fondo de reserva para planificar adecuadamente.
¿Se puede volver a contratar un administrador profesional?
Sí, en cualquier momento. Basta con que la junta de propietarios vote la contratación de un nuevo administrador por mayoría simple. La transición suele tardar 1-2 meses. Toda la documentación debe estar ordenada para el traspaso.
En resumen
La autogestión ofrece una solución práctica para comunidades pequeñas que quieren reducir gastos manteniendo una buena administración. El ahorro es real: 1.500-3.500 euros anuales en una comunidad típica de 8-12 viviendas.
Pero esta opción exige compromiso de los vecinos voluntarios. Hay que conocer las obligaciones legales, mantener la documentación en orden y usar herramientas adecuadas.
Con organización y los recursos apropiados, la autogestión está al alcance de cualquier comunidad motivada.
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